MANFAAT DIVISI TEKNOLOGI INFORMASI

MANFAAT DIVISI TEKNOLOGI INFORMASI

Membicarakan keberadaan bagian yang “mengurusi” teknologi informasi sangatlah menarik. Dengan mengenali dan memahaminya, anggapan bahwa divisi ini hanya tukang menghabiskan dana atau keberadaannya hanya sebagai pelengkap saja, akan sirna. Karena di balik itu ada potensi yang sangat penting sebagai modal utama berkompetisi dan mencapai kemajuan secepat dan setinggi mungkin. Namun tidak berarti harus dengan teknologi yang paling baru atau paling canggih.

Minimal ada empat kedudukan yang saling berkaitan tentang posisi divisi teknologi informasi dalam sebuah institusi.

1. Cost Center

Mungkin yang paling dominan dan banyak terjadi saat ini adalah sebagai cost center. Hal ini bukan merupakan keanehan mengingat tahap awal evolusi teknologi informasi adalah sebagai alat otomatisasi. Mengganti proses manual menjadi otomatis dengan tujuan efesiansi. Teknologi informasi diperlukan untuk menekan biaya overhead sebesar-besarnya sehingga berdampak pada penurunan total cost yang harus dikeluarkan, atau secara tidak langsung meningkatkan profit yang didapat (profit = revenue – cost). Namun di sisi lain, sebuah perusahaan juga akan berusaha seminimal mungkin melakukan investasi terhadap teknologi informasi yang ada. Karena pada dasarnya, teknologi informasi mamiliki porsi tersendiri dalam struktur overhead costs.

Di samping itu, perusahaan yang menganggap teknologi informasi sebagai sesuatu hal yang tidak lebih dari keperluan administrasi, akan melakukan kontrol lebih ketat terhadap segala jenis biaya terkait, demi keperluan yang lebih strategis. Dengan begitu, secara langsung maupun tidak langsung, investasi terhadap teknologi informasi juga akan berpengaruh pada strategi penentuan harga sebuah produk yang dihasilkan atau layanan jasa yang ditawarkan. Harga produk atau jasa yang semakin tinggi akan mengurangi daya kompetitif perusahaan bersangkutan.

2. Profit Center

Berlawanan dengan fungsi divisi teknologi di atas, ada juga yang menjadikannya sebagai profit center dengan tujuan dapat menyumbangkan keuntungan finansial terhadap institusi yang menaunginya. Artinya, keberadaan teknologi informasi ini memiliki potensi tertentu untuk menghasilkan revenue pada tingkat tertentu. Misalnya, suatu lembaga berbasis komunitas yang memiliki fasilitas internal layanan SMS gateway sendiri. Mengingat harganya yang cukup mahal dan waktu yang tidak sebentar dalam membangun infrastruktur teknologinya, maka fasilitas ini bisa disewakan ke institusi lain. Institusi penyewa harus membayar sejumlah biaya untuk keperluan peminjaman fasilitas tersebut, yang notabene akan menjadi salah satu sumber penghasilan. Contoh lainnya adalah suatu perusahaan yang memiliki divisi teknologi informasi dengan fasilitas multimedia canggih. Jika pemanfaatan fasilitas untuk keperluan internal perusahaan tergolong rendah, sumber daya yang ada dapat ditawarkan ke perusahaan lain dalam bentuk kerj sama, misalanya pembuatan aplikasi multimedia, perancangan website perusahaan, atau training-training keahlian tertentu.

3. Investment Center

Divisi teknologi informasi sebagai suatu pusat investasi (investment center) memiliki arti bahwa institusi memosisikan divisi tersebut sebagai lembaga litbang, atau penelitian dan pengembangan. Selayaknya lembaga litbang yang lain, diberikan jatah investasi khusus bagi divisi yang bersangkutan untuk menghasilkan ide dan produk-produk baru yang dapat memberikan keunggulan kompetitif (competitiv advantage) di masa mendatang. Struktur organisasi divisi teknologi ini biasanya berdasarkan portofolio program atau proyek yang dicanangkan. Target untuk menyelesaikan suatu proyek pembuatan produk tertentu biasanya berkisar antara 3-5 tahun, atau bahkan ada yang sampai sepuluh tahun.

Contoh perusahaan yang melakukan investasi litbang pada divisi teknologi informasinya adalah bank yang memiliki rencana “Internet & SMS Bank Online”, yaitu sebuah layanan terpercaya via internet dan SMS untuk para nasabah sehingga mereka dapat melakukan transaksi perbankan, diantaranya credit transfer, memeriksa saldo tabungan, membayar rekening listrik dan telepon, mengirimkan pesan kepada costumer service, mencari informasi, dan segala keperluan lain seperti layaknya datang sendiri ke bank bersangkutan tanpa harus mengantri. Alasan mengapa harus dikerjakan oleh bagian divisi teknologi internal adalah agar teknologi yang bersangkutan tidak dapat ditiru oleh kompetitor, tingkat kemandirian dalam mengelola.

4. Sevice Center

Bagi institusi yang bergerak di bidang jasa, divisi teknologi informasi biasanya diposisikan sebagai suatu pusat pelayanan atau service center. Dalam industri jasa, filosofi yang digunakan adalah selalu meningkatkan kepuasan pelanggan dari segi pelayanan. Berbicara mengenai kepuasana pelayanan, berarti berusaha untuk memberikan fleksibilitas sebesar-besarnya kepada para pelanggan.

Artinya, di mana pun, kapan pun, dengan cara apa pun, pelanggan dapat menikmati jasa yang ditawarkan perusahaan dengan tingkat kemudahan (convinience) yang tinggi. Dengan kata lain, pelayanan yang diberikan harus lintas batas dan lintas waktu (time and space). Berbicara mengenai pelayanan lintas batas dan lintas waktu, berarti berhubungan dengan teknologi informasi.

Suatu perusahaan jasa pengiriman paket ternama berusaha meningkatkan pelayanan kepada para pelanggan utamanya dengan cara memberikan fasilitas khusus untuk memonitor (tracking) barang yang dikirim secara realtime melalui internet atau SMS. Contoh lain, sebuah institusi yang mengelola dan menyalurkan dana masyarakat memberikan layanan SMS secara terpadu. Dengan layanan tersebut, penyandang dana bisa melakukan transaksi, menerima laporan, memberikan imbauan, berita, pertanyaan, dan sebagainya secara cepat kapan pun dan di mana pun.

Pertanyaan umum kemudian timbul. Apakah sebuah divisi teknologi harus memilih salah satu peran yang dijelaskan di atas? Jawabannya adalah tidak selalu. Terkadang, sebuah departemen teknologi informasi dapat berperan sebagai cost center dan service center sekaligus, seperti yang biasa terjadi pada perusahaan pelayanan transportasi. Perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang industri biasanya memperlakukan teknologi informasi sebagai investment center pada awalnya, untuk akhirnya menjadi profit center.

Untuk benar-benar mengetahui posisi divisi teknologi informasi yang tepat, pihak manajemen perlu menyesuaikan analisis dan perumusannya dengan visi dan misi perusahaan sehingga menjadi bagian dari sebuah strategi menuju masa depan. Jika tidak, fenomena over investment atau under investment di bidang teknologi informasi akan terjadi dan dapat menimbulkan dampak negatif bagi sebuah institusi yang menaunginya.

Modal sedikit atau dana tidak memadai bukanlah alasan untuk memangkas habis pemakaian teknologi informasi. Banyak opsi bisa dilakukan, misalnya kemitraan (partnering) yang salaing menguntungkan. Masing-masing juga harus menyiapkan sumber daya yang memadai untuk transfer teknologi. Karena jika tidak, akan muncul ketergantungan yang merugikan salah satu pihak. Dengan kata lain, impian divisi teknologi informasi yang kompeten dan mandiri tidak akan pernah terwujud.